TechCodeview

Microsoft Excel is een van de oudste en meest gebruikte spreadsheetsoftware. De software heeft in de loop van de tijd veel upgrades ondergaan, waaronder ondersteuning voor nieuwe extensies of bestandstypen die in de loop van de tijd zijn verschenen. Elke nieuwe extensie heeft een compleet andere functionaliteit en gebruik. Daarom moeten we de verschillende extensies kennen die het meest worden gebruikt in Excel.

In dit artikel bespreken we veelvoorkomende bestandsextensies die in Excel worden gebruikt. Voordat we Excel-bestandsextensies bespreken, moeten we eerst de definitie van een bestandsextensie begrijpen.

Wat is een bestandsextensie?

Een bestandsextensie verwijst in de eerste plaats naar een achtervoegsel dat aan het einde van het computerbestand wordt toegevoegd (een object dat de informatie, gegevens of opdrachten bevat) om het bestandstype te definiëren. Over het algemeen bevat een bestandsextensie twee tot vier tekens. Bovendien wordt de extensie van de bestandsnaam gescheiden door middel van een puntteken (.).

Een bestand met de naam 'Example.docx' heeft bijvoorbeeld de bestandsextensie '.docx', wat duidt op een Word-documentbestand.

Waarom zijn Excel-bestandsextensies belangrijk?

Er is een breed scala aan bestandsextensies. Elke extensie biedt de nodige informatie over het bestandstype. Elke extensie heeft een specifieke rol en we moeten de extensie kennen om een ​​bestand te kunnen openen met de juiste soort software. Niet alle bestandsextensies worden door elke software ondersteund. Op die manier kunnen Excel-bestandsextensies ons helpen meer te weten te komen over het bestandstype en welk type gegevens het bevat, bijvoorbeeld:

• Of het nu gaat om VBA (Visual Basic for Applications) of macro's,
• Of het bestand nu een sjabloon is,
• Of het bestand is opgeslagen voor een oudere versie van Excel,
• Of het bestand is opgeslagen met de algemene oudere versie,
• Of het bestandsformaat binair is of een XML-document, enz.

Al deze details kunnen worden verkregen via de bestandsextensie. Elke extensie heeft een beschrijvende naam, die ons helpt het doel of de techniek te identificeren waarvoor de overeenkomstige extensie wordt gebruikt. We kunnen ook verschillende soorten bestanden in verschillende mappen ordenen/organiseren nadat we hun bestandsextensies kennen.

Excel-bestandsextensies

Hoewel Excel verschillende ondersteunde bestandsextensies heeft, bespreken we hieronder enkele van de belangrijkste extensies:

c# bevat tekenreeks

XLSX-extensie in Excel

De XLSX-extensie is de standaardextensie van Excel als er geen gebruik wordt gemaakt van macro's. Deze extensie is gebaseerd op XML en wordt voornamelijk gebruikt voor Excel 2007 en Excel 2010. Vóór Excel 2007 was XLS de standaard bestandsextensie voor Excel. Na de introductie van de XLSX-extensie werd de bestandsgrootte drastisch verminderd in vergelijking met de XLS. Hierdoor werd het downloaden en delen van de bestanden veel eenvoudiger dan voorheen.

Afgezien hiervan is XLSX een extensie die vrij is van kwaadaardige code. Dit komt omdat de XLSX-extensie de VBA-macrocode niet kan opslaan. Het kan echter alle functies die in Excel worden gebruikt, gebruiken en opslaan. Bovendien wordt deze extensie ondersteund door andere soortgelijke software, waardoor bestanden van deze extensie toegankelijk zijn in andere toepassingen. Het grootste nadeel van het gebruik van de XLSX-extensie is dat als we het bestand in een versie vóór Excel 2007 willen uitvoeren, we het Excel-bestand niet met deze extensie kunnen opslaan.

XLS-extensie in Excel

Zoals we eerder zeiden, was de Excel XLS-extensie vóór Excel 2007 het populairste type extensie. Later werd deze vervangen door XLSX. De XLS-extensie is nu dus bijna verouderd en we gebruiken of zien deze extensie niet meer. De extensie is echter nog steeds in gebruik en veel software en tools hebben nog steeds de mogelijkheid om de gegevens als XLS-bestanden te exporteren. De enige reden dat de XLS-extensie nog steeds in veel software bestaat, is dat sommige mensen mogelijk een bestand moeten openen in Excel-versies van vóór 2007 (d.w.z. Excel 2003).

Omdat Excel deze extensie kan lezen, kunnen we elk oud bestand met deze extensie in de nieuwe Excel-versie gebruiken en eraan verder werken. De XLS-extensie is de standaard bestandsextensie van Excel versie 2.0 tot Excel versie 2003. Er zijn tegenwoordig enkele nadelen aan het gebruik van deze extensie. Het vereist meer schijfruimte, kan kwaadaardige VBA-code bevatten en bestaat uit een relatief klein aantal rijen en kolommen dan de nieuwste extensies.

XLSM-extensie in Excel

Wanneer we ook opnemen VBA macro's in ons bestaande Excel-bestand en probeer het op te slaan, zien we een melding dat om VBA-macro's te behouden, we een bestand moeten opslaan in de XLSM-extensie. De XLSM-extensie is de standaardextensie als er macro's in een Excel-bestand staan. Deze extensie is vergelijkbaar met de XLSX-extensie, maar met extra ondersteuning voor macro's.

Deze op XML gebaseerde en macro-enabled bestandsextensie werkt alleen in Excel 2007 en hoger. Dit betekent dat we deze extensie vóór Excel 2007 niet in Excel kunnen gebruiken. De XLSM-extensie is voornamelijk geïntroduceerd om de beveiliging van Excel-bestanden te vergroten en deze te beschermen tegen kwaadaardige macro's en virussen. Bovendien kan deze extensie ook alle andere functies opslaan die in Excel worden gebruikt. Het nadeel van het gebruik van XLSM-extensies is dat het meer schijfruimte vereist dan andere bestandsformaten (zoals XLSB).

XLSB-extensie in Excel

De XLSB-extensie is een optioneel alternatief voor de XLSX- en XLSM-extensies voor het opslaan van Excel-bestanden. Deze specifieke bestandsextensie is echter veel sneller dan XLSX en XLSM bij het openen en opslaan van Excel-bestanden. Daarom wordt de XLSB-extensie vooral gebruikt voor grote bestanden (meer dan 10 MB). In tegenstelling tot de XLSX- en XLSB-extensies gebruikt de XLSB-extensie niet het XML-formaat om informatie op te slaan. In plaats daarvan gebruikt het het binaire formaat.

Daarnaast gebruikt de XLSB-extensie relatief minder schijfruimte omdat de gegevens in een binaire structuur worden opgeslagen. Deze extensie kan ook VBA-macro's opslaan en daarom mogen we deze bestanden niet starten als ze zijn gedownload of verkregen van niet-vertrouwde bronnen. Omdat de XLSB-extensie is geïntroduceerd in Excel 2007, kunnen we XLSB-bestanden niet openen in Excel 2003 en eerder. Bovendien wordt de XLSB-extensie niet gebruikt in de meeste software van derden (zoals OpenOffice, Capital IQ, Bloomberg, enz.), dus het is mogelijk dat we onze bestaande bestanden niet kunnen openen/exporteren.

XLTX-extensie in Excel

De XLTX-extensie wordt voornamelijk gebruikt voor Excel-sjablonen. Excel-sjablonen worden meestal gedefinieerd als opgemaakte bestanden met verschillende stijlen, functies en functionaliteiten. Op deze manier worden sjablonen gemaakt en geclassificeerd in afzonderlijke secties en gedownload vanuit Excel. Bovendien kunnen we onze aangepaste sjablonen maken en deze opslaan met de XLTX-extensie.

Deze specifieke extensie is handig als we vaak vanaf een bepaald punt voor verschillende bestanden beginnen te werken. Als we dat specifieke punt dus als sjabloon opslaan, kunnen we dit sjabloon elke keer als uitgangspunt voor andere Excel-werkmappen gebruiken. Bovendien kunnen we de opdracht 'Opslaan als' gebruiken om ons werk op te slaan in een nieuw Excel-bestand, waarbij het originele bestand of een sjabloon intact blijft door de wijzigingen.

XLTM-extensie in Excel

XLTM is een andere extensie die wordt gebruikt voor Excel-sjablonen. Deze extensie is echter geschikt voor macro's, waardoor we VBA-macro's met sjablonen kunnen gebruiken. Meer specifiek kunnen we de XLTM-extensie gebruiken om onze aangepaste Excel-sjablonen op te slaan met extra macro-ondersteuning.

Aan de andere kant kunnen we deze bestanden (Excel-sjabloon met macro) gebruiken als startpunt voor andere Excel-werkmappen die macro's bevatten wanneer we ze nodig hebben.

XLAM-extensie in Excel

De XLAM-extensie wordt voornamelijk gebruikt om invoegtoepassingsgegevens op te slaan. Deze extensie wordt niet vaak gebruikt voor algemeen gebruik. Ze werken als invoegtoepassingen en wanneer we deze bestanden starten, kunnen ze efficiënt in Excel werken. Het is belangrijk op te merken dat XLAM-bestanden enkele extra functies en functionaliteiten bieden die u in Excel kunt gebruiken. Deze bestanden helpen ons met name om de functies van Excel toe te voegen/uit te breiden. Ze kunnen ook VBA-macro's, afbeeldingen, linten en werkbladen met formulieren bevatten.

Bestanden met XLAM kunnen eenvoudig worden gestart als gewone Excel-bestanden. Omdat deze bestanden worden gebruikt voor invoegtoepassingen, moeten we mogelijk de optie Invoegtoepassingen inschakelen via de Excel-instellingen (Bestand> Opties> Invoegtoepassingen) als deze is uitgeschakeld. De volgende keer dat we Excel openen, zullen we dus extra functies van die specifieke invoegtoepassing zien.

CSV-extensie in Excel

De CSV-extensie (door komma's gescheiden waarden) slaat een werkmap meestal op in platte tekst. Dit betekent dat er geen formule of opmaak in bestanden wordt opgeslagen. Deze extensie kan echter tabtekens, regeleinden en andere tekens bevatten die correct worden geïnterpreteerd op andere Windows-systemen. Bovendien slaat de CSV-extensie alleen het actieve blad op.

Met Excel kunnen we CSV-bestanden rechtstreeks vanuit Excel zelf importeren of openen. De belangrijkste toepassing van CSV-bestanden betreft het expliciet gebruik van gegevens voor import en export. Daarom ondersteunt de meeste databasesoftware deze extensie, zodat we gegevens kunnen importeren/exporteren. Omdat deze extensie geen formules en opmaak bevat, is de bestandsgrootte meestal klein. Hierdoor kunnen we een grote hoeveelheid data gebruiken. We kunnen ook een onbeperkt aantal rijen en kolommen gebruiken. Excel-bestanden die zijn opgeslagen met de CSV-extensie werken veel sneller tijdens het openen en sluiten.

ODS-extensie in Excel

ODS (Open Document Spreadsheet) is een extensie die is ontworpen om te werken met Excel en andere software zoals OpenOffice, LibreOffice, enz. Als het om Excel gaat, ondersteunt deze specifieke extensie niet alle functies en functionaliteit. Daarom wordt de ODS-extensie niet vaak gebruikt. Deze extensie is vooral handig als we ons Excel-bestand willen delen met iemand die aan andere kantoortoepassingen werkt.

Afgezien hiervan kunnen we, wanneer we een ODS-bestand van iemand ontvangen en dit openen / exporteren naar Excel, enkele problemen tegenkomen in de opmaak en functies (zoals tabellen, grafieken, voorwaardelijke opmaak en meer). Normaal gesproken verliezen we opmaak of functies die Excel niet ondersteunt, maar OpenOffice wel. De ODS-extensie kan echter tekst en gegevens op de juiste manier opslaan.

PDF-extensie in Excel

Excel maakt het ook mogelijk een werkblad op te slaan in een PDF-extensie (portable document format). Hoewel deze extensie het minst populair is in Excel, is deze soms wel het nuttigst. De PDF-extensie wordt voornamelijk gebruikt wanneer we deze mogelijk met anderen moeten delen of op papier moeten afdrukken. Dit komt omdat PDF de opmaak van het bestand behoudt en daarom niet automatisch van het ene systeem naar het andere wordt geconverteerd. Bovendien kunnen documenten die zijn opgeslagen in het PDF-formaat eenvoudig worden gereproduceerd met behulp van commerciële afdrukmethoden, omdat de PDF de opmaak behoudt.

Sinds de PDF-extensie is geïntroduceerd in Excel 2010, is deze niet beschikbaar voor gebruik in Excel 2007 en eerder. Bovendien kan het openen van een PDF-bestand in Excel enkele opmaakproblemen veroorzaken, omdat er verschillende software is om dit specifieke bestandsformaat te openen, zoals Adobe Reader.

Hoe controleer ik de Excel-bestandsextensie?

We kunnen verschillende methoden proberen om de bestandsextensies te controleren van de bestanden die zijn opgeslagen met Excel. De twee eenvoudigste methoden om de bestandsextensie te controleren worden hieronder besproken:

Methode 1:

• Eerst moeten we een locatie (dat wil zeggen een map) openen waar het bestand is opgeslagen. We moeten het bestand selecteren en er met de rechtermuisknop op klikken met de muis.
  
• Op het volgende scherm moeten we op de ' Eigenschappen ' optie onderaan de lijst. Het ziet er zo uit:
  
• Daarna zien we een venster Eigenschappen. Hier kunnen we het bestandstype of de extensie controleren onder de ' Algemeen ' tabblad. Raadpleeg de volgende afbeelding:
  

Methode 2

Naast de hierboven besproken traditionele methode kunnen we ook de ' Bestandsnaamextensies 'doos uit de' Weergave ' tabblad in bestandsverkenner. Hierdoor worden de bestandsextensies met de bestandsnamen weergegeven in de bestandsverkenner.

Excel-bestandsextensie converteren naar andere formaten

We kunnen de extensie van een bestaand Excel-bestand naar een ander formaat converteren door door het Bestand > Opslaan als in Excel. We zullen verschillende bestandsformaten zien in een vervolgkeuzemenu naast de ' Opslaan als type ' tekst. De beschikbare formaten in de lijst kunnen echter variëren, afhankelijk van het type actieve blad (een grafiekblad, werkblad of een ander type blad).

Laten we dit goed begrijpen met de afbeeldingen:

• Eerst moeten we een bestand openen dat we met een andere extensie willen opslaan. We kunnen elk bestaand bestand openen door naar ' Bestand ' en klik vervolgens op de optie ' Open ' van de lijst. Excel
  
• Zodra het bestand in Excel is geopend, moeten we op de knop ' Bestand ' tab opnieuw en kies de ' Opslaan als ' optie uit de lijst. Desondanks kunnen we ook de sneltoets ' F12 ' om het dialoogvenster 'Opslaan als' snel te openen.
  
• In het venster 'Opslaan als' krijgen we de opties om de locatie te kiezen, de bestandsnaam in te voeren en het bestandstype (extensie) te kiezen. We kunnen het bestandstype kiezen uit de vervolgkeuzelijst, zoals weergegeven in de volgende afbeelding:
  
• Nadat we de vorige stap hebben voltooid, moeten we op de ' Redden ' knop en een nieuw bestand met de geselecteerde bestandsextensie wordt op de gekozen locatie opgeslagen.
  

Opmerking: wanneer we een bestaande Excel-bestandsextensie wijzigen of opslaan in een andere bestandsindeling, wordt een deel van de opmaak, functies of gegevens mogelijk niet altijd overgedragen.

Welke bestandsextensie moeten we kiezen in Excel?

Het is essentieel om de juiste extensie voor een Excel-bestand te kiezen; anders kan het zich misdragen. Het hangt vooral af van de behoeften van de gebruiker en welk type gegevens, functies of opmaak de gebruiker in het Excel-bestand wil gebruiken.

Hieronder volgen enkele nuttige punten voor het selecteren van het beste bestandstype voor een Excel-bestand:

java toevoegen aan een array

• Als we ons Excel-bestand willen opslaan om er een papieren versie van te maken zonder verdere bewerking, is het raadzaam om de PDF-versie te kiezen. Dit komt omdat sommige opmaak automatisch kan veranderen na het afdrukken wanneer deze wordt opgeslagen in een andere bestandsextensie. Bovendien wordt een PDF die eenmaal met de juiste opmaak is opgeslagen, niet automatisch gewijzigd tijdens het afdrukken. Bovendien zijn PDF-bestanden ook moeilijk te bewerken, waardoor andere mensen de gegevens niet gemakkelijk kunnen wijzigen.
• Als een Excel-bestand VBA-macro's bevat en de bestandsgrootte relatief groot is, wordt aangeraden de XLSB-extensie te gebruiken. Zelfs als er geen gebruik wordt gemaakt van VBA-macro's, maar de bestandsgrootte groot is (meer dan ongeveer 10 MB), moeten we de XLSB-extensie kiezen. Bovendien, als een bestand VBA-macro's bevat en de grootte kleiner is dan ongeveer 10 MB, is het goed om de XLSM-extensie te gebruiken.
• Als het nodig is om een ​​Excel-bestand te openen en te bewerken met andere populaire software, wordt voorgesteld om de ODF-extensie of de strikte XLSX te kiezen.
• Als we een Excel-bestand willen opslaan om het te openen met andere versies van Excel, zoals Excel 2003 of eerder, moeten we de XLS-extensie kiezen. Deze extensie wordt ondersteund in de oudere versie; de functies van de nieuwe versies worden echter niet weergegeven in de oudere versies.

Dit zijn enkele van de meest voorkomende formaten waaruit we kunnen kiezen. Er zijn echter nog veel meer opties waaruit we kunnen kiezen op basis van de vereisten.